>  TOPページ

【指南614 次につなげるメールテクニック】

2017年2月24日

「早い」「間をあけない」という絶対的な価値

前回は、「相手の負担にならずに接触回数を増やす」方法について学びました。さて、いやがられずにできるだけ多く接触するためには、「タイミングがカギを握る」と平野さんは言います。どんなタイミングがよいのでしょうか?

「喜ばれるタイミングで接触する」
どんなタイミングで接触すればお客さまに喜んでもらえるのか。平野さんのおすすめは、お礼やリマインドのメール。趣旨がはっきりしているので読んでもらいやすいし、特にお礼のメールなら、受け取って悪い気がする人はまずいません。
「たとえば電話や面談の後に、――先ほどは貴重なお時間をいただきまして、ありがとうございます。ご質問いただいた***の件については確認のうえ、○○までにお返事させていただきます――と書いて送っておけば、次のメールにつながるし、忘備録にもなって相手にも喜ばれます」

面会の前に送るメールも効果的だと言います。
「面会のアポイントがとれたら、その前日にリマインドのためのメールを送りましょう。――明日は、お時間をいただきありがとうございます。○時にうかがいます――と入れておけば、うっかり忘れられていたなんていう悲劇も防げます」
忙しい相手なら、面会の趣旨をかいつまんで予告しておくのもいいでしょう。ポイントがわかっていれば、限られた時間の中で内容の濃い話をすることができます。

ところで電話や面会後のフォローのメールはいつ送るのがベストだと思いますか? 平野さんによれば正解は、「できるだけ早く」です。
「相手に自分の記憶があるうち、それも鮮明なうちに送ることが鉄則です。営業の電話を受けて2日も3日もたってからメールをもらうことがありますが、そんな電話受けたかな、と記憶から消え去っているケースがほとんどです。たとえ記憶が残っていたとしても、仕事が遅い人なんだなという悪い印象がついてしまいます」

面会のお礼なら、できれば当日、遅くとも翌日の昼までに送りたいところです。この場合も電話の後のメールと同じく、あえて宿題を残しておくのが効果的です。「そうすることで次に連絡する理由ができる。必要性のあるメールを正しいタイミングで送れば、相手にいやがられないのはもちろん、自分の気持ちの負担も軽減できます」
「喜ばれるタイミング」をとらえるためには、メールだけで完結するのではなく、電話や面談とからめることが重要なことがわかりました。

次回はこの点をさらに掘り下げます。ぜひご覧ください。

 

【指南614 次につなげるメールテクニック】

(イラストレーション/吉井みい)